Procédures standard de RPV

Étude qualitative (approche standard) :

1. Nous programmons le questionnaire de sélection et nous contactons nos patients/aidants par e-mail. Le programme renseigne également automatiquement le calendrier des patients et dispose d’un outil de planification, afin que les répondants puissent sélectionner la date et l’heure qui leur convient le mieux. Pour débuter le recrutement, nous avons besoin des trois éléments suivants :
   a. Le questionnaire de sélection approuvé
   b. Le calendrier du modérateur
   c. Le format final du calendrier des patients (si vous n’en disposez pas et si vous le souhaitez, nous pouvons volontiers le créer ; souvenez-vous simplement qu’il n’est pas possible de changer d’avis une fois que le recrutement a démarré).
2. Nous pouvons offrir un bonus de parrainage aux répondants s’ils parrainent d’autres participants susceptibles de répondre aux critères et si ces derniers participent effectivement à l’étude. Le bonus de parrainage s’élève à 75 €, à savoir 50 € pour le parrain et des frais administratifs de 25 €.
3. Si vous recrutez des répondants grâce au système de parrainage ou via tout autre méthode utilisant les répondants que nous avons déjà recrutés pour vous, nous considérerons que ces personnes auront été recrutées grâce à nous et nous les facturerons en conséquence.
4. Si votre calendrier doit accorder la priorité à certaines dates/heures, par expérience, nous vous recommandons de proposer aux répondants potentiels un dédommagement supplémentaire (25 € en général). Veuillez noter qu’il n’est pas possible de contraindre les répondants à sélectionner une date/une heure prioritaire.
5. Nous vous recommandons de ne pas augmenter le montant des honoraires au cours de l’étude, car cela créerait une mauvaise habitude pour nos panélistes en les encourageant à attendre que le dédommagement soit plus élevé. Si vous pensez que vous devez recruter une population dont le taux d’incidence est faible, nous vous recommandons d’approuver des honoraires plus élevés au début de l’étude.
6. Nous proposons des frais de requalification de 50 € pour entretiens que vous replanifiez ; cela ne s’applique pas aux répondants qui ont demandé à replanifier leur entretien ni aux répondants absents dont l’entretien doit être replanifié.
7. Si vous collaborez avec plusieurs prestataires pour planifier les entretiens, veuillez indiquer des dates/heures spécifiques à Rare Patient Voice pour la planification (par exemple mardi et jeudi de 9 h CET à 16 h CET).  Si vous n’êtes pas en mesure de le faire et que des entretiens déjà planifiés avec des répondants doivent être replanifiés en raison d’un conflit de calendrier avec d’autres prestataires, nous appliquerons des frais de replanification de 50 € par répondant replanifié.
8. Si vous devez annuler un(e) patient(e) qui a été recruté(e), qui remplit les critères de sélection et/ou que vous avez approuvé(e), les frais de recrutement s’appliquent. Si l’annulation est effectuée moins de 1 jour ouvré avant l’heure planifiée, nous verserons le dédommagement au/à la patient(e) et ces frais s’appliqueront également.
9. Si vous annulez l’entretien d’un(e) patient(e) sélectionné(e) entre 1 et 5 jours ouvrés avant la date prévue, nous vous demanderons de dédommager son temps à hauteur de 25 €.
10. Veuillez noter que si vous modifiez le questionnaire de sélection (après la programmation initiale du questionnaire de sélection finalisée), des frais de programmation supplémentaire peuvent s’appliquer.
11. Si vous prévoyez d’effectuer des entretiens à domicile, veuillez contacter les répondants avant l’entretien afin d’établir un lien et qu’ils se sentent à l’aise à l’idée d’inviter un inconnu chez eux.
12. Si vous souhaitez recontacter nos répondants sélectionnés pour effectuer un entretien supplémentaire, vous devez nous en faire part et nous les contacterons. Le cas échéant, des frais d’accès aux patients 100 € s’appliquent.
13. Avertissez-nous si vous souhaitez qu’un médecin confirme le diagnostic du/de la patient(e). Le délai de recrutement sera plus long (2 semaines ou plus) et nous appliquerons les frais de recrutement supplémentaires (100 € pour chaque patient) ainsi qu’un dédommagement supplémentaire si le/la patient(e) obtient la confirmation de son médecin.
14. Si les répondants sélectionnés le souhaitent, nous pouvons effectuer des appels téléphoniques et envoyer des SMS de rappel automatiques 24 heures à l’avance. Tous les répondants qui remplissent les critères de participation reçoivent une confirmation immédiate par e-mail ainsi qu’un e-mail de rappel 24 heures avant leur entretien.
15. Si nous devons planifier des vérifications techniques ou toute autre étape supplémentaire (outre la planification des entretiens des répondants), des frais de configuration supplémentaire de 250 € s’appliquent.
16. On nous demande parfois de recruter des patients pour une étude qui est déjà en cours pour un autre client. Le cas échéant, nous vous en avertissons immédiatement et nous collaborons avec le premier client ayant fait appel à nous. Toutefois, comme de nombreuses études portent sur des sujets similaires et compte tenu du grand nombre de chefs de projet, il nous est parfois difficile de savoir si nous travaillons sur le même projet. Le cas échéant, nous ne savons pas forcément qu’il s’agit d’un projet doublon avant qu’il ne soit en cours. Nous devrons vous facturer les personnes recrutées obtenues pour les projets doublons. Veuillez nous informer si vous avez fait appel à d’autres sociétés pour le projet afin de réduire ce risque.
17. Veiller à ce que les questionnaires de sélection soient courts. S’il dure plus de 10 minutes, nous devrons dédommager les répondants de leur temps s’ils ne correspondent pas aux critères de l’étude. Si une sélection supplémentaire est nécessaire et qu’elle dure plus de 10 minutes, les répondants qui ne correspondent pas aux critères percevront le même dédommagement que pour l’étude, à savoir 100 € pour 60 minutes.

Étude avec prérecrutement :

1. Deux options de prérecrutement sont possibles :
   a. Dans le cas de la configuration avec prérecrutement programmé par RPV, nous programmons 2 ou 3 questions de sélection initiales, puis nous vous transmettons les réponses des patients afin de poursuivre et de finaliser manuellement la sélection et la planification. Si vous disposez d’un questionnaire de sélection programmé, vous devez utiliser l’option Configuration avec prérecrutement programmé par le client.
   b. Dans le cadre de la Configuration avec prérecrutement programmé par le client, Rare Patient Voice teste votre lien, modifie les redirections et envoie le lien programmé à notre panel.  Si la planification n’est pas incluse dans le lien de sélection et que Rare Patient Voice doit programmer un outil de planification, des frais supplémentaires s’appliquent.
   c. En cas d’ajout d’un outil de planification et s’il est nécessaire d’envoyer une pièce jointe (par exemple, un formulaire de consentement ou une activité préliminaire), nous l’ajoutons à l’e-mail de confirmation et nous demandons aux répondants de renvoyer la pièce jointe à votre équipe directement par e-mail. Une fois que nous avons communiqué les répondants planifiés à votre équipe, il lui revient d’effectuer le suivi auprès des répondants afin d’obtenir tout élément manquant/en retard.
   d. Si des sous-quotas sont nécessaires au sein de l’outil de planification, des frais de 200 € seront ajoutés aux frais de l’outil de planification.
   e. Planification manuelle : Rare Patient Voice peut planifier manuellement jusqu’à n = 3 répondants.  Un outil de planification programmée est nécessaire pour n ≥ 4 répondants.  Dans tous les cas, une fois que nous avons communiqué les répondants planifiés à votre équipe, il lui revient d’effectuer le suivi en envoyant des rappels, en récupérant les documents (par exemple, les formulaires de consentement) et en replanifiant les entretiens.
   f. Dans tous les cas, les clients ne sont pas autorisés à inviter des patients à s’inscrire à des études ultérieures ni à collecter les coordonnées des patients pour utilisation ultérieure.
2. Le/la chef(fe) de projet vous enverra un modèle de questionnaire de sélection et de prérecrutement simple à remplir et à nous renvoyer. Cela nous permet de veiller à bien programmer les questions initiales que vous souhaitez avant de les envoyer à des répondants potentiels avant que votre équipe se charge de finaliser la sélection des répondants et la planification des entretiens.
3. Nous vous transmettrons notre modèle de grille standard contenant tous les répondants potentiels qui remplissent les critères des questions de sélection initiales ainsi que leurs coordonnées afin que vous puissiez finaliser la sélection des répondants et la planification des entretiens.
4. Lorsque vous appelez un répondant pour finaliser sa sélection et la planification de l’entretien, veillez à mentionner qu’il s’agit d’une étude Rare Patient Voice (ou WhatNext, si elle porte sur le cancer) et indiquez notre numéro de projet (demandez-le au/à la cheffe de projet en cas de doute).
5. Si vous recrutez des répondants grâce au système de parrainage ou via tout autre méthode utilisant les répondants que nous avons déjà recrutés pour vous, nous considérerons que ces personnes auront été recrutées grâce à nous et nous les facturerons en conséquence.
6. Si vous souhaitez recontacter nos répondants sélectionnés pour effectuer un entretien supplémentaire, vous devez nous en faire part et nous les contacterons. Le cas échéant, des frais d’accès aux patients 100 € s’appliquent.
7. On nous demande parfois de recruter des patients pour une étude qui est déjà en cours pour un autre client. Le cas échéant, nous vous en avertissons immédiatement et nous collaborons avec le premier client ayant fait appel à nous. Toutefois, comme de nombreuses études portent sur des sujets similaires et compte tenu du grand nombre de chefs de projet, il nous est parfois difficile de savoir si nous travaillons sur le même projet. Le cas échéant, nous ne savons pas forcément qu’il s’agit d’un projet doublon avant qu’il ne soit en cours. Nous devrons vous facturer les personnes recrutées obtenues pour les projets doublons. Veuillez nous informer si vous avez fait appel à d’autres sociétés pour le projet afin de réduire ce risque.
8. Veiller à ce que les questionnaires de sélection soient courts. S’il dure plus de 10 minutes, nous devrons dédommager les répondants de leur temps s’ils ne correspondent pas aux critères de l’étude. Si une sélection supplémentaire est nécessaire et qu’elle dure plus de 10 minutes, les répondants qui ne correspondent pas aux critères percevront le même dédommagement que pour l’étude, à savoir 100 € pour 60 minutes.

Étude quantitative :

1. Nous vous enverrons les liens de redirection à appliquer à la fin de la sélection (Répondant ne remplissant pas les critères, Quota dépassé, Répondant sélectionné) afin de transmettre nos identifiants uniques à notre base de données des identifiants d’étude.
2. Veillez à nous signaler tout problème concernant les participants qui répondent trop vite ou trop lentement, ceux qui fournissent des réponses identiques à toutes les questions et/ou les bloqueurs d’IP (en cas de tests multiples) afin de garantir une configuration, des tests et un lancement aussi rapides et efficaces que possible.
3. Si votre enquête nécessite différentes configurations et tests (c’est-à-dire plus de 1 lien d’étude pour les quotas), nous appliquerons des frais de 100 € supplémentaires aux coûts de configuration.
4. Si nous devons envoyer des rappels, nous vous demanderons de nous transmettre tous les identifiants générés par l’étude (Répondant sélectionné, Sélection incomplète, Répondant ne remplissant pas les critères et Quota dépassé) afin de pouvoir dédupliquer les données du panel et d’envoyer un rappel à l’ensemble du panel, destiné aux répondants potentiels n’ayant pas encore répondu au questionnaire.
5. Veillez à supprimer toute collecte de coordonnées ou invitation à des panels. Si vous devez collecter les coordonnées personnelles de nos répondants, nous vous demanderons de signer un accord relatif aux données personnelles.
6. À la fin de l’étude, nous vous demanderons de nous transmettre la liste des identifiants des participants sélectionnés afin que nous puissions les comparer au lien de redirection que nous avons reçu avant de les facturer.
7. Assurez-vous que les répondants qui ne remplissent pas les critères ou dépassent le quota en soient informés suffisamment tôt dans le questionnaire de sélection. Si les répondants ne remplissent pas les critères ou dépassent le quota après avoir répondu aux questions de sélection, nous devrons les dédommager pour leur temps.
8. Si vous souhaitez que nous recontactions les répondants sélectionnés afin de leur poser des questions supplémentaires, des frais supplémentaires de 20 € s’appliquent pour le suivi de chaque répondant (en plus d’une carte cadeau destinée à dédommager les répondants du temps passé).
9. Une fois que nous avons invité les répondants à une étude, nous ne pouvons pas les empêcher de terminer votre enquête. Vous devrez procéder à des vérifications de quotas afin d’éviter de recruter un trop grand nombre de participants. Nous devrons vous facturer tous les répondants recrutés même s’ils dépassent votre quota et les honoraires devront être versés pour tous les répondants ayant terminé l’enquête.
10. On nous demande parfois de recruter des patients pour une étude qui est déjà en cours pour un autre client. Le cas échéant, nous vous en avertissons immédiatement et nous collaborons avec le premier client ayant fait appel à nous. Toutefois, comme de nombreuses études portent sur des sujets similaires et compte tenu du grand nombre de chefs de projet, il nous est parfois difficile de savoir si nous travaillons sur le même projet. Le cas échéant, nous ne savons pas forcément qu’il s’agit d’un projet doublon avant qu’il ne soit en cours. Nous devrons vous facturer les personnes recrutées obtenues pour les projets doublons. Veuillez nous informer si vous avez fait appel à d’autres sociétés pour le projet afin de réduire ce risque.
11. Si des répondants sont supprimés par le client car ils ont répondu trop vite ou trop lentement aux questions, ont fourni des réponses identiques à toutes les questions ou ont fourni des réponses ouvertes, etc., nous vous demanderons de nous transmettre les données afin d’effectuer le suivi auprès des répondants. Si vous n’êtes pas en mesure de fournir ces données, nous vous facturerons leurs dédommagements, mais ces répondants ne seront pas sélectionnés.

Conditions de paiement :

1. Nos conditions de paiement standard sont de 30 jours nets. Au lancement du projet, nous facturons 100 % des dédommagements destinés aux répondants ainsi que les frais de traitement des dédommagements, dans la mesure où les dédommagements sont versés immédiatement aux répondants qui ont terminé l’étude. Nous facturons le solde une fois le projet finalisé.