Procedimientos operativos estándar de RPV

Estudio cualitativo (enfoque estándar):

1. Programamos el cuestionario y nos ponemos en contacto con nuestros pacientes o cuidadores por correo electrónico. El programa también rellena la cuadrícula de horarios de los pacientes y tiene una herramienta de programación para que los encuestados puedan seleccionar su fecha y horario preferidos. Para comenzar la selección, necesitamos tres elementos:
   a. El cuestionario aprobado,
   b. El horario del moderador
   c. El formato de la cuadrícula final de programación de pacientes (si no tiene uno y quiere que lo creemos, podemos hacerlo; solo recuerde que no podremos cambiarlo en mitad de la selección)
2. Podemos ofrecer una bonificación a los encuestados si recomiendan a otras personas que cumplan los requisitos y completen la investigación. La bonificación por recomendación es de 75 euros, que incluyen 50 euros para el recomendante y 25 euros de gastos administrativos.
3. Si selecciona a encuestados por recomendación o cualquier otro método a partir de encuestados que nosotros hayamos seleccionado para usted, consideraremos estas selecciones nuestras y las cobraremos de forma correspondiente.
4. Si desea que se le otorgue prioridad a la programación en determinadas fechas u horas, puede ayudarle atraer a los posibles encuestados con una recompensa adicional (25 euros es nuestro estándar). Tenga en cuenta que no podemos obligar a los encuestados a seleccionar cualquier fecha u hora como prioritaria.
5. No recomendamos el aumento de los honorarios a mitad del estudio; esto crea la mala costumbre para nuestros miembros de esperar incentivos mayores. Si cree que está seleccionando una población con una tasa de incidencia baja, le recomendamos que apruebe unos honorarios más altos al principio del estudio.
6. Tenemos una tarifa de cambio de horario de 50 euros para los encuestados a los que usted les cambie el horario. Esto no se aplica a los encuestados que lo pidan o a los que no se presenten y necesiten el cambio.
7. Si está trabajando con varios proveedores para programar las entrevistas, proporcione a Rare Patient Voice fechas y horas específicas (por ejemplo, martes y jueves de 9:00 a. m. CET a 4:00 p. m. CET).  Si no puede hacerlo, y es necesario cambiar el horario de los encuestados debido a la programación de otros proveedores, cobraremos una tarifa de cambio de horario de 50 euros por encuestado.
8. Si tiene que cancelar a un paciente seleccionado que cumpla los requisitos de selección o que haya sido aprobado por usted, se aplicará el cargo de selección. Si la cancelación se produce en el plazo de un día hábil antes de la hora programada, abonaremos al paciente el incentivo y además se aplicará ese cargo.
9. Si cancela a un paciente después de que se haya seleccionado entre 1 y 5 días laborables después de su entrevista, le pediremos que le recompense con 25 euros por su tiempo.
10. Tenga en cuenta que si se producen cambios en el cuestionario (después de la programación inicial del cuestionario finalizado), podrá haber tasas de programación adicionales.
11. Si realiza las entrevistas a domicilio, póngase en contacto con el encuestado antes de la entrevista para crear algo de confianza y ayudarle a sentirse cómodo invitando a un extraño a su casa.
12. Si desea volver a contactar con los encuestados para concertar otra entrevista, deberá ponerse en contacto con nosotros y nosotros lo haremos por usted. Se cobrará una tarifa de acceso a los pacientes de 100 euros, a menos que se indique lo contrario.
13. Indíquenos si necesita una confirmación médica del diagnóstico del paciente. Esto amplía el tiempo de selección (2 semanas o más) y requerirá costes adicionales de selección (100 euros por candidato) y honorarios adicionales si el paciente lo obtiene de su médico.
14. Podemos (si el encuestado lo confirma) realizar llamadas telefónicas y enviar mensajes de texto automáticos de recordatorio las 24 horas. Todos los encuestados recibirán siempre un correo electrónico de confirmación inmediato al cumplir los requisitos y un correo electrónico de recordatorio 24 horas antes de su entrevista.
15. Si se nos pide que programemos controles técnicos o cualquier otro programa adicional (aparte de programar las entrevistas de los encuestados) habrá un coste adicional de 250 euros.
16. A veces nos piden que seleccionemos pacientes para un estudio en el que ya estamos trabajando con otro cliente. Si esto ocurre, le avisaremos inmediatamente y el primer cliente que nos lo haya solicitado será con el que trabajaremos. No obstante, puesto que trabajamos en numerosos estudios sobre temas similares y diversos gestores de proyectos, a menudo nos resulta difícil saber si ya estamos trabajando en el mismo proyecto. En ese caso, es posible que no sepamos si se trata de un proyecto duplicado hasta que esté en curso. Tendremos que cobrar por los seleccionados obtenidos en proyectos duplicados. Le rogamos que nos comunique si el proyecto ha sido encargado a otras empresas para ayudarnos a reducir las posibilidades de que esto ocurra.
17. No realice cuestionarios largos. Si duran más de 10 minutos, tendremos que recompensar a los encuestados por su tiempo si no cumplen los requisitos para el estudio. Si se requiere un cuestionario adicional que dure más de 10 minutos, los encuestados que no cumplan los requisitos serán remunerados con la misma tarifa que para un estudio, 100 euros por 60 minutos.

Traspaso del estudio:

1. Existen dos opciones de traspaso:
   a. En el caso del traspaso programado por parte de RPV, programaremos de 2 a 3 preguntas de selección inicial y luego le traspasaremos a los pacientes para que se realice una selección y programación manual completa. Si tiene un cuestionario programado, debe utilizar la opción de traspaso programado por el cliente.
   b. Para el traspaso programado por el cliente, Rare Patient Voice probará su enlace, añadirá los redireccionamientos y enviará su enlace programado a nuestro panel.  Si la programación no está incluida en el enlace del cuestionario y Rare Patient Voice tiene que programar una herramienta de programación, se aplicarán costes adicionales.
   c. Si se añade una herramienta de programación y es necesario enviar un archivo adjunto (por ejemplo, un formulario de consentimiento o una tarea), lo adjuntaremos en el correo electrónico de confirmación y pediremos a los encuestados que lo envíen por correo electrónico directamente a su equipo. Una vez que hayamos puesto al día a su equipo con los encuestados programados, su equipo se encargará de hacer un seguimiento de los encuestados para obtener los elementos que se hayan retrasado o no se hayan devuelto.
   d. Si se requieren cupos adicionales en la herramienta de programación, se añadirá una tarifa de 200 euros a la tarifa de la herramienta de programación.
   e. Programación manual: Rare Patient Voice puede programar manualmente hasta 3 encuestados.  Se requiere una herramienta de programación para 4 o más encuestados.  En ambos casos, una vez que informemos a su equipo de los encuestados programados, su equipo se encargará de hacer un seguimiento con recordatorios, recopilar los materiales (por ejemplo, formularios de consentimiento) y cambiar los horarios.
   f. En ambos casos, no se permite que los clientes inviten a los pacientes a registrarse en futuros estudios ni que recopilen información de contacto de los pacientes para su uso en el futuro.
2. El gestor del proyecto le enviará nuestra plantilla de evaluación del traspaso para que la rellene y la devuelva. Esto garantiza que las preguntas iniciales principales que desea que hagamos estén correctamente programadas antes de que enviemos a los posibles encuestados para que su equipo los examine y programe.
3. Proporcionaremos nuestra cuadrícula estándar con todos los posibles encuestados que superen las preguntas de selección inicial, así como la información de contacto del encuestado para continuar con la selección y programación.
4. Cuando llame para realizar la selección y la programación, asegúrese de indicar que se trata de un estudio de Rare Patient Voice (o WhatNext, si se trata de cáncer) y haga referencia a nuestro número de proyecto (pregunte al gestor de proyecto si no lo sabe).
5. Si selecciona a encuestados por recomendación o cualquier otro método a partir de encuestados que nosotros hayamos seleccionado para usted, consideraremos estas selecciones nuestras y las cobraremos de forma correspondiente.
6. Si desea volver a contactar con los encuestados para concertar otra entrevista, deberá ponerse en contacto con nosotros y nosotros lo haremos por usted. Se cobrará una tarifa de acceso a los pacientes de 100 euros, a menos que se indique lo contrario.
7. A veces nos piden que seleccionemos pacientes para un estudio en el que ya estamos trabajando con otro cliente. Si esto ocurre, le avisaremos inmediatamente y el primer cliente que nos lo haya solicitado será con el que trabajaremos. No obstante, puesto que trabajamos en numerosos estudios sobre temas similares y diversos gestores de proyectos, a menudo nos resulta difícil saber si ya estamos trabajando en el mismo proyecto. En ese caso, es posible que no sepamos si se trata de un proyecto duplicado hasta que esté en curso. Tendremos que cobrar por los seleccionados obtenidos en proyectos duplicados. Le rogamos que nos comunique si el proyecto ha sido encargado a otras empresas para ayudarnos a reducir las posibilidades de que esto ocurra.
8. No realice cuestionarios largos. Si duran más de 10 minutos, tendremos que recompensar a los encuestados por su tiempo si no cumplen los requisitos para el estudio. Si se requiere un cuestionario adicional que dure más de 10 minutos, los encuestados que no cumplan los requisitos serán remunerados con la misma tarifa que para un estudio, 100 euros por 60 minutos.

Estudio cuantitativo:

1. Le enviaremos redireccionamientos para que los incluya al final de la selección (no cumple los requisitos, por encima del cupo, completo) para pasarle nuestras identificaciones únicas a nuestra base de datos Study Collectors.
2. Tenga en cuenta los controles de velocidad, las descalificaciones por selección en línea o los bloqueadores de IP (para pruebas múltiples) para asegurar que la configuración, las pruebas y el lanzamiento sean lo más rápidos y eficientes posible.
3. Si su encuesta requiere múltiples configuraciones y pruebas (es decir, más de un enlace de estudio para abordar los cupos) destinaremos 100 euros adicionales al coste de configuración por cada configuración necesaria.
4. Si tenemos que enviar algún recordatorio, le pediremos que envíe todas las identificaciones que optaron al estudio (completas, incompletas, descalificadas y por encima del cupo) para que podamos comprimir el panel y enviar un recordatorio a todos, incluso a aquellos que aún no han entrado en la selección.
5. Asegúrese de eliminar la recopilación de contactos o las invitaciones al panel. Si necesita recopilar la información personal de contacto de nuestros encuestados, le pediremos que firme nuestro acuerdo de información personal identificable.
6. Al final del estudio, le pediremos una lista de las identificaciones completas para poder contrastarlas con nuestras redirecciones completas antes de realizar la facturación.
7. Asegúrese de que los encuestados que no cumplen los requisitos o están por encima del cupo lo hacen al principio del cuestionario. Si hay encuestados que no cumplen los requisitos o están por encima del cupo después de pasar las preguntas de selección, tendremos que compensarles por su tiempo.
8. Si necesita que nos pongamos en contacto con los encuestados seleccionados para hacerles preguntas adicionales, se cobrará un cargo adicional de 20 euros por seguimiento del encuestado (más una tarjeta regalo por el tiempo invertido).
9. Una vez que invitamos a los encuestados a un estudio, no podemos impedirles que lo realicen. Tendrá que aplicar controles de cupos para evitar una selección excesiva. Tendremos que cobrar por todos los encuestados seleccionados, aunque estén por encima de su cupo, y tendremos que pagar honorarios a todos los que hayan completado la encuesta.
10. A veces nos piden que seleccionemos pacientes para un estudio en el que ya estamos trabajando con otro cliente. Si esto ocurre, le avisaremos inmediatamente y el primer cliente que nos lo haya solicitado será con el que trabajaremos. No obstante, puesto que trabajamos en numerosos estudios sobre temas similares y diversos gestores de proyectos, a menudo nos resulta difícil saber si ya estamos trabajando en el mismo proyecto. En ese caso, es posible que no sepamos si se trata de un proyecto duplicado hasta que esté en curso. Tendremos que cobrar por los seleccionados obtenidos en proyectos duplicados. Le rogamos que nos comunique si el proyecto ha sido encargado a otras empresas para ayudarnos a reducir las posibilidades de que esto ocurra.
11. Si el cliente elimina a algún encuestado debido a la velocidad, a la selección en línea, a las respuestas abiertas, etc., le pediremos que nos proporcione los datos para poder hacer un seguimiento de los encuestados. Si no puede proporcionar estos datos, facturaremos sus recompensas, pero no contarán como parte de la selección.

Plazos de pago:

1. Nuestros plazos de pago estándar son de 30 días naturales. Tras la puesta en marcha del proyecto, facturamos el 100 % de los incentivos de los encuestados y la tasa de procesamiento de incentivos, ya que pagamos a los encuestados inmediatamente después de la finalización del estudio. Facturamos el importe al finalizar el proyecto.