Standardverfahren RVP

Qualitative Studie (Standardansatz):

1. Wir programmieren die Vorauswahl und senden diese per E-Mail an unsere Patienten/Betreuer. Darüber hinaus befüllt das Programm das Terminraster mit Patienten, und mit dem Terminplaner können Teilnehmer das bevorzugte Datum und die Uhrzeit auswählen. Wir benötigen drei Dinge, um mit der Rekrutierung beginnen zu können:
   a. Die genehmigte Vorauswahl
   b. Den Zeitplan für den Moderator
   c. Den finalen Terminplan für Patienten im Rasterformat (Wenn Sie keinen haben, können wir gerne einen Plan für Sie erstellen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass wir ihn während der Rekrutierung nicht ändern können!)
2. Wir bieten eine Empfehlungsprämie für Teilnehmer, wenn sie andere Personen empfehlen, die sich daraufhin qualifizieren und Forschungsstudien abschließen. Die Empfehlungsprämie beträgt 75 €, davon erhält das empfehlende Mitglied 50 € und die Verwaltungsgebühr beträgt 25 €.
3. Wenn Sie Teilnehmer über Empfehlungen rekrutieren oder wenn Sie Teilnehmer auf eine andere Weise über andere Teilnehmer rekrutieren, die wir bereits für Sie angeworben haben, dann werden diese als von uns rekrutierte Teilnehmer betrachtet und entsprechend in Rechnung gestellt.
4. Wenn Sie vorzugsweise an bestimmten Tagen bzw. zu bestimmten Uhrzeiten Termine einplanen möchten, hilft es oft, potentiellen Teilnehmern eine zusätzliche Prämie anzubieten (25 € ist für uns Standard). Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Mitglieder nicht zwingen können, bestimmte Tage/Uhrzeiten zu priorisieren.
5. Wir empfehlen, das Honorar nicht während der Studie zu erhöhen, da dies unsere Panel-Teilnehmer zu schlechten Praktiken verleitet – es ermutigt sie, auf höhere Prämien zu warten. Wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie eine Population mit niedriger Inzidenzrate rekrutieren, empfehlen wir daher, zu Beginn der Studie ein höheres Honorar zu genehmigen.
6. Wir berechnen eine Gebühr von 50 €, wenn Sie für Teilnehmer neue Termine vereinbaren. Dies gilt aber weder für Teilnehmer, die selbst um einen anderen Termin bitten, noch für No-Shows, für die erneut ein Termin arrangiert werden muss.
7. Wenn Sie bei der Interviewplanung mit mehreren Anbietern zusammenarbeiten, nennen Sie Rare Patient Voice bitte spezifische Tage/Uhrzeiten für die Terminplanung (z. B. Dienstag und Donnerstag, 9:00 bis 16:00 Uhr MEZ).  Wenn Sie dazu nicht in der Lage sind und die bereits vereinbarten Termine unserer Teilnehmer aufgrund der Termine anderer Anbieter neu vereinbart werden müssen, berechnen wir eine Gebühr in Höhe von 50 € pro Teilnehmer, dessen Termin neu vereinbart werden muss.
8. Wenn Sie einen bereits rekrutierten Patienten, der den Kriterien der Vorauswahl entspricht und/oder von Ihnen genehmigt wurde, stornieren müssen, wird die Rekrutierungsgebühr berechnet. Wenn die Stornierung innerhalb eines Geschäftstags der geplanten Interviewzeit erfolgt, zahlen wir dem Patienten die Prämie, die wir Ihnen wiederum in Rechnung stellen.
9. Wenn Sie einen Patienten nach Qualifizierung innerhalb von 1 bis 5 Werktagen vor dem Interview stornieren, bitten wir Sie, den Patienten für seine bzw. ihre Zeit mit jeweils 25 € zu entschädigen.
10. Bitte beachten Sie, dass wir bei Änderungen zur Vorauswahl (nach der ersten Programmierung der finalen Vorauswahlfragen) möglicherweise zusätzlich Programmierungsgebühren berechnen.
11. Wenn das Interview beim Patienten zu Hause stattfindet, bitten wir Sie, den Teilnehmer vor dem Interview zu kontaktieren, um eine erste Verbindung herzustellen, damit sich der Patient wohlfühlt, wenn er bzw. sie einen Fremden zu sich nach Hause einlädt.
12. Wenn Sie die Teilnehmer aus der Vorauswahl erneut kontaktieren möchten, um einen weiteren Interviewtermin zu vereinbaren, kontaktieren Sie bitte uns; wir erledigen das für Sie. Für diesen Zugang zu Patienten wird eine Gebühr in Höhe von 100 € berechnet, falls nicht anders vereinbart.
13. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn der Arzt die Diagnose des Patienten bestätigen soll. Dies verlängert den Rekrutierungsprozess (um 2 Wochen oder länger) und es entstehen zusätzliche Rekrutierungskosten (100 € pro Patient) sowie zusätzliche Honorare, wenn der Patient die Bestätigung vom Arzt erhält.
14. Zur Erinnerung können wir (wenn qualifizierte Teilnehmer zustimmen) 24 Stunden vor dem Interview automatisierte Anrufe und SMS-Nachrichten senden. Alle Teilnehmer erhalten bei Qualifizierung eine sofortige Bestätigungs-E-Mail und (24 Stunden vor ihrem Interview) eine Erinnerungs-E-Mail.
15. Wenn Sie uns um Technologie-Checks bitten oder um sonstige zweite Termine (abgesehen von der Vereinbarung des Teilnehmerinterviews), berechnen wir für das Set-up eine zusätzliche Gebühr von 250 €.
16. Hin und wieder werden wir gebeten, Patienten für eine Studie zu rekrutieren, an der wir bereits für einen anderen Kunden arbeiten. Wenn uns das bewusst wird, informieren wir Sie sofort. Wir arbeiten dann mit dem ersten Kunden, der uns mit dieser Studie beauftragt hat. Da es jedoch viele Studien über ähnliche Themen und mit mehreren Projektleitern gibt, lässt es sich oft schwer bestimmen, ob wir bereits an einem Projekt arbeiten. Daher ist uns oft nicht bewusst, dass wir für verschiedene Kunden an einem Projekt arbeiten, bis dies bereits in die Wege geleitet wurde. Wir müssen Teilnehmer in Rechnung stellen, die für Projekte doppelt rekrutiert wurden. Bitte informieren Sie uns, wenn andere Unternehmen mit dem Projekt beauftragt wurden; so können wir die Wahrscheinlichkeit einer Doppelrekrutierung reduzieren.
17. Bitte begnügen Sie sich mit kurzen Auswahlumfragen. Wenn dieser Vorgang länger als 10 Minuten dauert, müssen wir die Teilnehmer für ihre Zeit entschädigen, wenn sie sich nicht für die Studie qualifizieren. Sollte eine zusätzliche Auswahl erforderlich sein und diese länger als 10 Minuten dauern, werden Teilnehmer, die sich nicht qualifizieren, anteilig im Verhältnis zu einer Studie entschädigt, für die 100 € pro Stunde veranschlagt worden wären.

Übergabe:

1. Für die Übergabe gibt es zwei Optionen:
   a. Für eine durch RPV programmierte Übergabe programmieren wir die ersten 2 bis 3 Auswahlfragen, dann leiten wir die Patienten an Sie weiter, damit Sie das Auswahlverfahren manuell zu Ende führen und einen Termin vereinbaren können. Wenn Sie bereits programmierte Auswahlfragen haben, verwenden Sie bitte die Option für die vom Kunden programmierte Übergabe.
   b. Bei einer vom Kunden programmierten Übergabe testet Rare Patient Voice Ihren Link, fügt weitergeleitete Teilnehmer hinzu und sendet den programmierten Link an Ihr Panel.  Wenn Terminplanung nicht anhand des Auswahl-Links durchgeführt wird und Rare Patient Voice ein Planungstool programmieren muss, werden die Kosten dafür in Rechnung gestellt.
   c. Wenn ein Planungstool hinzugefügt und ein Anhang geschickt werden muss (z. B. Einverständniserklärung oder Hausaufgaben), hängen wir diesen in der Bestätigungs-E-Mail an und bitten die Teilnehmer, ihn direkt an Ihr Team zurückzusenden. Nachdem wir Ihr Team über die geplanten Teilnehmer informiert haben, ist Ihr Team dafür verantwortlich, Teilnehmer auf spät oder nicht erhaltene Unterlagen aufmerksam zu machen.
   d. Wenn für das Planungstool Teilquoten erforderlich sind, werden für das Planungstool zusätzlich 200 € berechnet.
   e. Manuelle Planung: Rare Patient Voice kann für bis zu n=3 Teilnehmer manuell planen.  Für n=4 oder mehr Teilnehmer ist ein programmiertes Planungstool erforderlich.  Nachdem wir Ihr Team über die geplanten Teilnehmer informiert haben, ist dieses in beiden Fällen dafür verantwortlich, Erinnerungen zu senden, Unterlagen einzusammeln (z. B. Einverständniserklärungen) und Terminänderungen durchzuführen.
   f. In beiden Fällen ist es Kunden nicht gestattet, Patienten direkt zu bitten, sich für zukünftige Studien anzumelden oder Kontaktinformationen zur zukünftigen Verwendung zu erfassen.
2. Der Projektleiter sendet Ihnen unsere einfache Vorlage zur Übergabe der Auswahl zu, die Sie bitte ausfüllen und zurücksenden. Damit stellen wir sicher, dass die wichtigen ersten Auswahlfragen, die wir für Sie stellen, richtig programmiert sind, bevor wir Ihnen potentielle Teilnehmer zusenden, mit denen Ihr Team dann die Vorauswahl zu Ende führt und einen Termin vereinbart.
3. Wir übergeben Ihnen unser Standardraster mit allen potentiellen Teilnehmern, die sich anhand der ersten Auswahlfragen qualifizieren, darüber hinaus geben wir Ihnen die Kontaktinformationen der Teilnehmer, damit Sie die Auswahl abschließen und einen Termin vereinbaren können.
4. Wenn Sie Teilnehmer in Bezug auf das Auswahlverfahren und die Terminplanung anrufen, teilen Sie ihnen bitte unbedingt mit, dass es sich um eine Studie von Rare Patient Voice handelt (WhatNext bei Krebs), und nennen Sie bitte unsere Projektnummer (fragen Sie den Projektleiter, wenn Sie sich nicht sicher sind).
5. Wenn Sie Teilnehmer über Empfehlungen rekrutieren oder wenn Sie Teilnehmer auf eine andere Weise über andere Teilnehmer rekrutieren, die wir bereits für Sie angeworben haben, dann werden diese als von uns rekrutierte Teilnehmer betrachtet und entsprechend in Rechnung gestellt.
6. Wenn Sie die Teilnehmer aus der Vorauswahl erneut kontaktieren möchten, um einen weiteren Interviewtermin zu vereinbaren, kontaktieren Sie bitte uns; wir erledigen das für Sie. Für diesen Zugang zu Patienten wird eine Gebühr in Höhe von 100 € berechnet, falls nicht anders vereinbart.
7. Hin und wieder werden wir gebeten, Patienten für eine Studie zu rekrutieren, an der wir bereits für einen anderen Kunden arbeiten. Wenn uns das bewusst wird, informieren wir Sie sofort. Wir arbeiten dann mit dem ersten Kunden, der uns mit dieser Studie beauftragt hat. Da es jedoch viele Studien über ähnliche Themen und mit mehreren Projektleitern gibt, lässt es sich oft schwer bestimmen, ob wir bereits an einem Projekt arbeiten. Daher ist uns oft nicht bewusst, dass wir für verschiedene Kunden an einem Projekt arbeiten, bis dies bereits in die Wege geleitet wurde. Wir müssen Teilnehmer in Rechnung stellen, die für Projekte doppelt rekrutiert wurden. Bitte informieren Sie uns, wenn andere Unternehmen mit dem Projekt beauftragt wurden; so können wir die Wahrscheinlichkeit einer Doppelrekrutierung reduzieren.
8. Bitte begnügen Sie sich mit kurzen Auswahlumfragen. Wenn dieser Vorgang länger als 10 Minuten dauert, müssen wir die Teilnehmer für ihre Zeit entschädigen, wenn sie sich nicht für die Studie qualifizieren. Sollte eine zusätzliche Auswahl erforderlich sein und diese länger als 10 Minuten dauern, werden Teilnehmer, die sich nicht qualifizieren, anteilig im Verhältnis zu einer Studie entschädigt, für die 100 € pro Stunde veranschlagt worden wären.

Quantitative Studie:

1. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens senden wir Ihnen Teilnehmer, die weitergeleitet wurden (disqualifiziert, Quote erfüllt, Umfrage abgeschlossen), um unsere individuellen IDs an unsere Datenbank zurücksenden zu können.
2. Bitte beachten Sie Fallen, um schnelles Durchklicken zu verhindern, Disqualifikation aufgrund von Straight-Lining und/oder IP-Blocker (mehrfaches Testen), um sicherzustellen, dass Set-up, Testen und Einführung schnell und effizient durchgeführt werden können.
3. Wenn Ihre Umfrage mehrere Set-ups und mehrfaches Testen erfordert (z. B. mehr als einen Studien-Link für Quoten), berechnen wir für jedes zusätzliche Set-up jeweils 100 €).
4. Falls wir Erinnerungen senden müssen, bitten wir Sie, uns alle IDs von Patienten der Studie zuzusenden (Umfrage abgeschlossen, nicht abgeschlossen, Teilnehmer disqualifiziert, Quote erfüllt), damit wir Duplikate aus dem Panel entfernen und die Erinnerung an das gesamte Panel senden können, um die zu benachrichtigen, die das Auswahlverfahren noch nicht durchlaufen haben.
5. Bitte vergewissern Sie sich, dass alle Einladungen zur Kontakterfassung oder für das Panel entfernt werden. Wenn Sie persönliche Kontaktdaten unserer Teilnehmer erfassen müssen, bitten wir Sie, unsere Datenschutzvereinbarung zu unterzeichnen.
6. Nach Abschluss der Studie bitten wir Sie um eine vollständige Liste der IDs abgeschlossener Umfragen, damit wir dies mit unserer Liste der an uns weitergeleiteten Teilnehmer abgleichen können, bevor wir unsere Rechnung ausstellen.
7. Bitte achten Sie darauf, dass Teilnehmer, die sich nicht qualifizieren oder bei denen die Quote bereits erfüllt ist, zu Beginn des Auswahlverfahrens ausgesondert werden. Wenn wir nach dem Beantworten der Auswahlfragen feststellen, dass bei Teilnehmern die Quote bereits erfüllt ist oder dass sie sich nicht qualifizieren, müssen wir die Teilnehmer dennoch für ihre Zeit entschädigen.
8. Wenn Sie uns bitten, Teilnehmer, die das Auswahlverfahren durchlaufen haben, erneut mit zusätzlichen Fragen zu kontaktieren, berechnen wir 20 € pro kontaktiertem Teilnehmer (plus Geschenkgutschein für den Teilnehmer, um ihn für seine bzw. ihre Zeit zu entschädigen).
9. Nachdem wir Teilnehmer zu einer Studie eingeladen haben, können wir diese nicht daran hindern, Ihre Studie abzuschließen. Sie müssen die Quoten überprüfen, um nicht zu viele Teilnehmer zu rekrutieren. Wir berechnen unsere Gebühr für alle rekrutierten Teilnehmer, auch wenn bei diesen die Quote bereits erfüllt ist. Die Honorare müssen an alle ausgezahlt werden, die die Umfrage abgeschlossen haben.
10. Hin und wieder werden wir gebeten, Patienten für eine Studie zu rekrutieren, an der wir bereits für einen anderen Kunden arbeiten. Wenn uns das bewusst wird, informieren wir Sie sofort. Wir arbeiten dann mit dem ersten Kunden, der uns mit dieser Studie beauftragt hat. Da es jedoch viele Studien über ähnliche Themen und mit mehreren Projektleitern gibt, lässt es sich oft schwer bestimmen, ob wir bereits an einem Projekt arbeiten. Daher ist uns oft nicht bewusst, dass wir für verschiedene Kunden an einem Projekt arbeiten, bis dies bereits in die Wege geleitet wurde. Wir müssen Teilnehmer in Rechnung stellen, die für Projekte doppelt rekrutiert wurden. Bitte informieren Sie uns, wenn andere Unternehmen mit dem Projekt beauftragt wurden; so können wir die Wahrscheinlichkeit einer Doppelrekrutierung reduzieren.
11. Wenn Teilnehmer vom Kunden wegen schnellem Durchklicken, Straight-Lining, offenen Fragen usw. disqualifiziert wurden, bitten wir Sie um die Daten, damit wir die Teilnehmer diesbezüglich kontaktieren können. Wenn Sie uns diese Daten nicht geben können, stellen wir Ihnen die Prämie der Teilnehmer, aber nicht die Teilnehmer selbst in Rechnung.

Zahlungsbedingungen:

1. Unsere Zahlungsfrist beträgt 30 Tage netto. Bei Projektvergabe stellen wir 100 % der Teilnehmerprämien sowie die Verwaltungsgebühr der Prämien in Rechnung, da wir die Teilnehmer sofort nach Abschluss der Studie bezahlen. Den Restbetrag stellen wir bei Abschluss des Projekts in Rechnung.