Procedure operative standard di RPV

Studio qualitativo (approccio standard):

1. Programmiamo lo screener e contattiamo i nostri pazienti/caregiver tramite e-mail. Il programma compila in automatico anche la griglia del piano paziente e dispone di uno strumento di pianificazione, in modo che gli intervistati possano selezionare la data e la fascia oraria preferite. Per iniziare il reclutamento, abbiamo bisogno di tre elementi:
   a. Lo screener approvato
   b. Il piano del moderatore
   c. Il formato della griglia del piano paziente finale (se non ne hai uno e vuoi che lo creiamo, non c’è problema; ricorda solo che non possiamo cambiarlo durante il reclutamento!)
2. Possiamo offrire un bonus di referral agli intervistati se invitano altre persone che risultano idonee e completano la ricerca. Il bonus di referral corrisponde a 75 €, di cui 50 € per il referente e 25 € di commissione amministrativa.
3. Se recluti intervistati tramite referral o qualsiasi altro metodo da persone che abbiamo già reclutato per te, lo considereremo un nostro reclutamento e lo addebiteremo di conseguenza.
4. Se desideri dare priorità a determinate date/orari nella pianificazione, riteniamo che un compenso extra aiuti ad attirare potenziali intervistati (25 € è il nostro standard). N.B.: non possiamo obbligare gli intervistati a selezionare una data/orario come priorità.
5. Sconsigliamo di aumentare l’importo degli onorari a metà studio, in quanto ciò creerebbe cattive prassi per i nostri panelist i quali attenderebbero un incentivo più elevato. Se ritieni di dover reclutare una popolazione con un basso tasso di incidenza, ti consigliamo di approvare onorari più alti all’inizio dello studio.
6. Applichiamo una commissione di ripianificazione di 50 € per gli intervistati che ripianificate; questa non si applica agli intervistati che chiedono una pianificazione diversa o a coloro che non si presentano e devono essere ripianificati.
7. Se lavori con diversi fornitori per la pianificazione delle interviste, fornisci a Rare Patient Voice date/orari specifici per la pianificazione (ad es. martedì e giovedì dalle 9:00 ET alle 16:00 ET).  In caso contrario, se i nostri intervistati hanno già ricevuto una data e un orario e devono essere ripianificati a causa della pianificazione di altri fornitori, valuteremo se applicare una commissione di ripianificazione di 50 € per intervistato ripianificato.
8. Se devi cancellare un paziente che è stato reclutato e soddisfa i criteri di screening e/o che hai approvato, verrà applicata la commissione di reclutamento. Se la cancellazione avviene entro 1 giorno lavorativo dall’orario programmato, corrisponderemo al paziente l’incentivo e applicheremo tale addebito.
9. Se cancelli un paziente dopo che si è qualificato entro 1-5 giorni lavorativi dall’intervista, ti chiederemo di rimborsargli 25 € per il suo tempo.
10. N.B.: se si apportano modifiche allo screener (dopo la programmazione iniziale dello screener definitivo), potrebbero esserci costi di programmazione aggiuntivi.
11. Se conduci interviste a domicilio, contatta l’intervistato prima dell’intervista per acquisire familiarità e aiutarlo a sentirsi a proprio agio nell’invitare uno sconosciuto a casa sua.
12. Se desideri ricontattare intervistati già sottoposti a screening per un’ulteriore intervista, comunicacelo e ci metteremo in contatto con loro. A tal fine sarà applicata una tariffa di accesso al paziente di 100 €, se non diversamente specificato.
13. Facci sapere se hai bisogno della conferma della diagnosi del paziente da parte di un medico. Ciò richiederà più tempo alla persona reclutata (2 settimane o più) nonché costi di reclutamento aggiuntivi (100 € per paziente) e onorari aggiuntivi se il paziente ottiene tale conferma dal proprio medico.
14. Se la persona qualificata acconsente, possiamo effettuare chiamate e inviare messaggi di testo di promemoria automatici 24 ore prima dell’intervista. Tutti gli intervistati riceveranno sempre un’e-mail di conferma immediata al momento della qualificazione e un’e-mail di promemoria 24 ore prima dell’intervista.
15. Se ci viene richiesto di prevedere dei controlli tecnici o qualsiasi altra 2^a pianificazione (oltre alla pianificazione delle interviste), ci sarà un costo di configurazione aggiuntivo di 250 €.
16. A volte ci viene chiesto di reclutare pazienti per uno studio a cui stiamo già lavorando con un altro cliente. In tal caso ti avviseremo immediatamente e il primo cliente che ci commissionerà il progetto sarà quello con cui lavoreremo. Tuttavia, essendoci molti studi su argomenti simili e con più project manager, spesso ci risulta difficile sapere se stiamo già lavorando allo stesso progetto. In tal caso, potremmo non sapere se si tratta di un progetto duplicato fino a quando non è in corso. Dovremo dunque addebitare i costi dei pazienti reclutati su progetti duplicati. Ti chiediamo di farci sapere se il progetto è stato commissionato ad altre aziende per aiutarci a ridurre le possibilità che ciò accada.
17. Non dilungarti con gli screener. Se durano più di 10 minuti, dovremo compensare gli intervistati per il loro tempo se non risultano idonei allo studio. Se è richiesto uno screening aggiuntivo e richiede più di 10 minuti, gli intervistati che non si qualificano riceveranno un compenso pari alla stessa tariffa di uno studio, ovvero 100 € per 60 minuti.

Studio con passaggio di consegne:

1. Sono disponibili due opzioni per gli studi con passaggio di consegne:
   a. Per uno studio con passaggio di consegne programmato da RPV, programmeremo 2-3 domande di screening iniziali, dopodiché ti metteremo a disposizione i pazienti per lo screener e la pianificazione manuali completi. Se disponi di uno screener programmato, devi utilizzare l’opzione di studio con passaggio di consegne programmato dal cliente.
   b. Per uno studio con passaggio di consegne programmato dal cliente, Rare Patient Voice testerà il tuo link, aggiungerà reindirizzamenti e invierà il tuo link programmato al nostro panel.  Se la pianificazione non è inclusa nel link allo screener e Rare Patient Voice deve programmare uno strumento di pianificazione, verranno applicati costi aggiuntivi.
   c. Se viene aggiunto uno strumento di pianificazione e deve essere inviato un allegato (ad es. modulo di consenso o attività preparatorie), lo allegheremo nell’e-mail di conferma e inviteremo gli intervistati a rispedirlo tramite e-mail direttamente al tuo team. Una volta aggiornato il tuo team con gli intervistati pianificati, questo avrà la responsabilità di contattare gli intervistati per ricevere eventuali materiali tardivi/non consegnati.
   d. Se sono richieste quote secondarie all’interno dello strumento di pianificazione, verrà aggiunta una commissione di 200 € alla tariffa dello strumento di pianificazione.
   e. Pianificazione manuale: Rare Patient Voice può pianificare manualmente fino a 3 intervistati.  È necessario uno strumento di pianificazione programmato per 4 o più intervistati.  In entrambi i casi, una volta aggiornato il tuo team con gli intervistati pianificati, questo avrà la responsabilità di contattare gli intervistati con promemoria, raccogliere materiali (ad es. moduli di consenso) e ripianificare le interviste.
   f. In entrambi i casi, ai clienti non è consentito invitare i pazienti a iscriversi a studi futuri o raccogliere le informazioni di contatto dei pazienti per un uso futuro.
2. Il project manager (PM) ti invierà il nostro modello base di screener per uno studio con passaggio di consegne da compilare e rispedire. In questo modo le domande iniziali chiave che desideri porre saranno programmate correttamente prima di inviare potenziali intervistati al tuo team per lo screening e la pianificazione definitivi.
3. Ti forniremo la nostra griglia master standard con tutti i potenziali intervistati che superano le domande di screening iniziali e le relative informazioni di contatto per ulteriori valutazioni e pianificazioni.
4. Quando contatti i pazienti per partecipare allo screening e alla pianificazione completi, assicurati di dire che questo è uno studio di Rare Patient Voice (o WhatNext, in caso di tumore) e di fare riferimento al nostro numero di progetto (chiedere al PM se non è chiaro).
5. Se recluti intervistati tramite referral o qualsiasi altro metodo da persone che abbiamo già reclutato per te, lo considereremo un nostro reclutamento e lo addebiteremo di conseguenza.
6. Se desideri ricontattare intervistati già sottoposti a screening per un’ulteriore intervista, comunicacelo e ci metteremo in contatto con loro. A tal fine sarà applicata una tariffa di accesso al paziente di 100 €, se non diversamente specificato.
7. A volte ci viene chiesto di reclutare pazienti per uno studio a cui stiamo già lavorando con un altro cliente. In tal caso ti avviseremo immediatamente e il primo cliente che ci commissionerà il progetto sarà quello con cui lavoreremo. Tuttavia, essendoci molti studi su argomenti simili e con più project manager, spesso ci risulta difficile sapere se stiamo già lavorando allo stesso progetto. In tal caso, potremmo non sapere se si tratta di un progetto duplicato fino a quando non è in corso. Dovremo dunque addebitare i costi dei pazienti reclutati su progetti duplicati. Ti chiediamo di farci sapere se il progetto è stato commissionato ad altre aziende per aiutarci a ridurre le possibilità che ciò accada.
8. Non dilungarti con gli screener. Se durano più di 10 minuti, dovremo compensare gli intervistati per il loro tempo se non risultano idonei allo studio. Se è richiesto uno screening aggiuntivo e richiede più di 10 minuti, gli intervistati che non si qualificano riceveranno un compenso pari alla stessa tariffa di uno studio, ovvero 100 € per 60 minuti.

Studio quantitativo:

1. Ti invieremo i link di reindirizzamento da applicare alla fine dello screening (Non qualificato, Quota superata, Completato) per restituire i nostri ID univoci ai nostri Study Collector.
2. Assicurati di annotare eventuali controlli di velocità, squalifiche per risposte uguali e/o blocchi di IP (per test multipli) per garantire che la configurazione, il test e il lancio siano il più rapidi ed efficienti possibile.
3. Se il tuo sondaggio richiede più configurazioni e test (ovvero più di 1 link di studio per le quote), applicheremo 100 € aggiuntivi al costo di configurazione per ogni configurazione necessaria.
4. Se dobbiamo inviare dei promemoria, ti chiederemo di inviarci tutti gli ID che hanno avuto accesso allo studio (Completati, Incompleti, Non qualificati e Quota superata) in modo da poter deduplicare il panel e inviare un promemoria al panel completo, per coloro che non hanno ancora svolto lo studio.
5. Assicurati di rimuovere la raccolta dei contatti o gli inviti al panel. Se hai bisogno di raccogliere le informazioni di contatto personali dei nostri intervistati, ti chiederemo di firmare il nostro Accordo sulle informazioni personali.
6. Al termine dello studio, chiederemo un elenco degli ID delle sessioni “Completate” in modo da poter effettuare un controllo incrociato con i nostri rispettivi reindirizzamenti prima della fatturazione.
7. Assicurati che gli intervistati che non si qualificano o che superano la quota vengano identificati all’inizio dello screener. Agli intervistati non qualificati o che eccedono la quota dopo aver superato le domande di selezione dovremo corrispondere un compenso per il loro tempo.
8. Se ci chiedi di ricontattare gli intervistati selezionati per ulteriori domande, è previsto un costo aggiuntivo di 20 € per il follow-up di ciascuno (più la ricompensa sotto forma di buono regalo per ogni intervistato che riflette il tempo dedicato).
9. Quando invitiamo gli intervistati a partecipare a uno studio, non possiamo impedire loro di completarlo. Dovrai applicare dei controlli sulle quote per evitare di reclutare partecipanti in eccesso. Dobbiamo addebitare un costo per tutti gli intervistati reclutati anche se superano la tua quota e l’onorario deve essere corrisposto a tutti coloro che hanno completato il sondaggio.
10. A volte ci viene chiesto di reclutare pazienti per uno studio a cui stiamo già lavorando con un altro cliente. In tal caso ti avviseremo immediatamente e il primo cliente che ci commissionerà il progetto sarà quello con cui lavoreremo. Tuttavia, essendoci molti studi su argomenti simili e con più project manager, spesso ci risulta difficile sapere se stiamo già lavorando allo stesso progetto. In tal caso, potremmo non sapere se si tratta di un progetto duplicato fino a quando non è in corso. Dovremo dunque addebitare i costi dei pazienti reclutati su progetti duplicati. Ti chiediamo di farci sapere se il progetto è stato commissionato ad altre aziende per aiutarci a ridurre le possibilità che ciò accada.
11. Se alcuni partecipanti vengono rimossi dal cliente a causa di risposte troppo rapide, uguali, aperte, ecc., ti chiederemo di fornirci i dati in modo da poter ricontattare gli intervistati. Se non puoi fornirci questi dati, fattureremo il loro compenso, ma non li conteggeremo come reclutamenti.

Termini di pagamento:

1. I nostri termini di pagamento standard corrispondono a 30 giorni dalla data della fattura. Alla conferma del progetto, fatturiamo il 100% degli incentivi degli intervistati e la commissione di elaborazione degli incentivi, poiché paghiamo gli intervistati immediatamente dopo il completamento dello studio. Fatturiamo il saldo al completamento del progetto.